Kontekst
Buli to firma z branży wywozu gruzu i odpadów budowlanych, działająca w Warszawie i okolicach nieprzerwanie od 1993 roku. Za tym stażem stoi konkretna skala: ponad 40 ciężarówek, ponad 550 kontenerów w ciągłym obrocie, wynajem worków Big-Bag i kontenerów, odbiór oraz utylizacja odpadów w około 25 lokalizacjach. Ocena ~4,6★ w Google to efekt trzech dekad codziennej, powtarzalnej roboty — a nie kampanii marketingowej.
Taka operacja to nie jest jedno biuro z kilkoma zleceniami dziennie. To dziesiątki pojazdów, które trzeba rozstawić po mieście, setki kontenerów, o których trzeba wiedzieć, gdzie stoją i kiedy wrócą, oraz strumień zamówień, który nie może się zatrzymać. Firma potrzebowała jednego miejsca, które trzyma to wszystko w ryzach — od momentu przyjęcia zlecenia po rozliczenie kursu.
Problem
Buli nie zaczynało od zera. Firma miała już za sobą nieudane wdrożenie wcześniejszego CRM-u — systemu, który miał uporządkować pracę, a zamiast tego stał się wąskim gardłem. Był źle zaprojektowany, trudny w codziennej obsłudze i — co okazało się najkosztowniejsze — praktycznie niemożliwy do rozwoju. Każda próba dołożenia funkcji, której wymagała rosnąca operacja, kończyła się prowizorką.
W efekcie kluczowe procesy wracały tam, skąd miały zniknąć: do Excela i luźnych ustaleń. Zamawianie kontenerów, planowanie kursów, koordynacja floty — wszystko rozjeżdżało się po arkuszach i głowach poszczególnych osób. Przy tej skali to nie jest tylko niewygoda. To realne ryzyko: pomyłka w adresie, dublujący się kurs, kontener „zgubiony“ w systemie na kilka dni.
Zaczęliśmy od przeglądu tego, co już było. Nie chcieliśmy sprzedać przepisania od zera na siłę — najpierw trzeba było uczciwie odpowiedzieć na pytanie, czy istniejący system da się doprowadzić do porządku. Odpowiedź była jednoznaczna:
Dalsze łatanie źle położonego fundamentu wyszłoby drożej niż zbudowanie nowego.
Zarekomendowaliśmy budowę od nowa. Nie dlatego, że tak jest wygodniej dla software house’u — dlatego, że tylko to dawało system, który za rok czy dwa nadal będzie nadążał za firmą, zamiast znów stać się hamulcem.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy dedykowany system operacyjny, który zbiera całą obsługę zleceń w jednym miejscu. Najważniejsze moduły:
- Proces zamawiania kontenerów — uporządkowana ścieżka od przyjęcia zlecenia po jego realizację, zamiast wpisów w arkuszu.
- Interaktywna mapa spedycji — podgląd, gdzie są pojazdy i kontenery, i planowanie kursów na jednym widoku.
- Panel administracyjny — zarządzanie danymi, zleceniami i konfiguracją systemu w jednym miejscu.
- Role użytkowników — różne uprawnienia dla różnych stanowisk, tak by każdy widział to, czego potrzebuje do swojej pracy.
- Automatyzacje — powtarzalne kroki, które wcześniej robiono ręcznie, dzieją się teraz same.
Pod spodem stack dobrany do zadania, nie do mody: Nuxt 4 na froncie oraz Node.js z Express po stronie serwera. Realizacja przypadła na lata 2025–2026.
Ale moduły to dopiero połowa historii. Przy projekcie, który zastępuje system uznany wcześniej za nieudany, równie ważne jest jak się pracuje. Zaczęliśmy od discovery — przeglądu istniejącego rozwiązania i procesów firmy — żeby zrozumieć, co naprawdę musi działać, zanim cokolwiek zaczęliśmy pisać. Dalej pracowaliśmy iteracyjnie: klient miał dostęp do wersji roboczej na środowisku stagingowym, widział postęp na bieżąco i mógł reagować, zanim funkcja trafiała na produkcję. Bez czarnych skrzynek, bez „zobaczycie na końcu“.
Efekty
Najważniejszy efekt jest jakościowy: firma w pełni przeszła z Excela na dedykowany system. Zamawianie i koordynacja nie żyją już w arkuszach i pojedynczych głowach, tylko w jednym, wspólnym narzędziu, które rośnie razem z operacją.
Za tym idą liczby z porównania pracy przed i po wdrożeniu:
- Czas złożenia zamówienia krótszy o 70% — to, co wcześniej wymagało przeklikiwania arkuszy i telefonów, dziś jest kwestią jednej uporządkowanej ścieżki.
- Błędy w zamówieniach mniejsze o 48% — mniej pomyłek w adresach i kursach to mniej kosztownych powrotów i poprawek na drodze.
System nie jest projektem „zamkniętym i oddanym“. Rozwijamy go dalej i sprawujemy nad nim długofalową opiekę — bo tak samo, jak firma Buli rośnie od 1993 roku, jej narzędzie pracy ma nadążać za kolejnymi latami, a nie zestarzeć się w rok.